Introdusă prin Ordonanța de Urgență 16/2022 din 15 iulie 2022 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, abrogarea unor acte normative şi alte măsuri financiar-fiscale, Declarația pe proprie răspundere pentru deducerea personală suplimentară a fost pusă în practică într-un mod eronat.
Baza legală
Codul fiscal, Art. 77 Deducere personală
(12) În cazul în care copilul este întreţinut de ambii părinţi, deducerea personală suplimentară prevăzută la alin. (10) lit. b) se acordă unuia dintre părinţi prin prezentarea documentului care atestă înscrierea copilului într-o unitate de învăţământ şi a unei declaraţii pe propria răspundere din partea părintelui beneficiar.
Pe site-uri cu multe vizualizări și grupuri de Facebook cu profil contabil a fost publicat un model de declarație pe propria răspundere care s-a propagat rapid în rândul angajatorilor, aceștia utilizând modelul de declarație publicat în relația cu angajații.
Arătăm mai jos doar două astfel de exemple de site-uri pe care s-a publicat modelul de declarație menționat.
Modelul de declarație conține, pe lângă declarația propriu-zisă, o referire la “datele cu caracter personal și operații cu acestea”, respectiv, “Subsemnatul sunt de acord cu culegerea de date personale subsecvente prezentei declarații, cu introducerea, stocarea, prelucrarea, editarea și transmiterea datelor mele personale pe hârtie și în sisteme electronice și de teleprelucrare a datelor și renunț la dreptul meu de a face opoziție în orice mod, fiind conștient/conștientă că exercitarea acestui drept în acest caz contravine scopului prezentei declarații.”
Vom analiza, pe rând, cele două teze ale frazei de mai sus.
- “Subsemnatul sunt de acord cu culegerea de date…”
Persoanele vizate în contextul obținerii acestei declarații sunt, desigur, angajații (și membrii familiilor acestora). Observăm, așadar, o primă eroare și anume, solicitarea consimțământului angajaților ca temei al prelucrării datelor personale ale acestora.
Atragem atenția asupra calității de persoane vulnerabile (așa cum sunt încadrați angajații și prin Decizia 174/2018 a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal privind lista operaţiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecţiei datelor cu caracter personal și chiar și prin art. 88 din Regulamentul UE nr. 679/2016) în relația cu angajatorii și motivăm alegerea defectuoasă a consimțământului ca temei al prelucrării în relația cu angajații, inclusiv printr-un extras din Avizul nr. 2/2017 al GL art. 29 privind prelucrarea datelor la locul de muncă:
„Angajații nu sunt aproape niciodată în măsură să își exprime, să refuze sau să își revoce în mod liber consimțământul, având în vedere dependența care rezultă din relația dintre angajator și angajat. Având în vedere dezechilibrul de puteri, angajații își pot da consimțământul liber numai în situații excepționale, atunci când nu există deloc consecințe legate de acceptarea sau respingerea unei oferte.” precum și printr-un extras din Orientările 05/2020 privind consimțământul în temeiul Regulamentului 2016/679
“21. Un dezechilibru de putere apare, de asemenea, în contextul relațiilor de muncă. Având în vedere dependența care rezultă din relația dintre angajator și angajat, este puțin probabil ca persoana vizată să poată refuza să-și acorde consimțământul față de angajatorul său pentru prelucrarea datelor fără a se confrunta cu temerea sau cu riscul real de consecințe negative ca urmare a unui refuz. Este puțin probabil ca un angajat să poată răspunde în mod liber la o cerere de consimțământ din partea angajatorului său, de exemplu pentru a activa sisteme de monitorizare, cum ar fi camerele de supraveghere la locul de muncă, sau pentru a completa formulare de evaluare, fără a simți presiunea de a consimți. Prin urmare, CEPD consideră că este foarte dificil ca angajatorii să prelucreze datele personale ale angajaților actuali sau viitori pe baza consimțământului, întrucât este puțin probabil ca acesta să fie acordat în mod liber. Pentru cea mai mare parte a activității de prelucrare a unor astfel de date la locul de muncă, temeiul legal nu poate și nu ar trebui să fie consimțământul angajaților [articolul 6 alineatul (1) litera (a)], având în vedere natura relației dintre angajator și angajat.”
Este evident că un astfel de consimțământ nu este liber exprimat și nici necondiționat iar refuzul de a consimți la prelucrarea datelor personale are, cu siguranță, consecințe pentru angajat. De asemenea, reamintim că acest consimțământ ar putea fi retras oricând lăsând angajatorul cu o mare problemă în privința prelucrării ulterioare a datelor angajatului.
Soluția se impune de la sine și anume într-un astfel de caz este necesară informarea angajaților și utilizarea unui alt temei de prelucrare a datelor personale, respectiv prevederea legală din Codul fiscal, art. 77 (12). Veritabilul temei juridic este obligația legală – art. 6, alin. 1, lit. c) din Regulamentul UE nr. 679/2016, respectiv „c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului”.
- Referitor la cea de a doua teză, „renunț la dreptul meu de a face opoziție” arătăm că acest drept, conform art. 21 din Regulamentul UE nr. 679/2016 își produce efectele din motive legate de situația particulară în care se află persoana vizată, „în cazul prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții”. Așadar, chiar dacă am accepta consimțământul ca temei legal al prelucrării datelor angajaților în această situație specifică, nu ar opera dreptul la opoziție ci mai degrabă dreptul de a-și retrage consimțământul și dreptul la ștergere. În mod evident, în cazul respectării obligațiilor legale, nu își poate produce efectul dreptul la opoziție.
Adaugăm la motivarea soluției noastre și prevederile Codului Muncii, Art. 6, pct. 2) “Tuturor salariaţilor care prestează o muncă le sunt recunoscute dreptul la negocieri colective, dreptul la protecţia datelor cu caracter personal, precum şi dreptul la protecţie împotriva concedierilor nelegale. „ si Art. 38, „Salariaţii nu pot renunţa la drepturile ce le sunt recunoscute prin lege. Orice tranzacţie prin care se urmăreşte renunţarea la drepturile recunoscute de lege salariaţilor sau limitarea acestor drepturi este lovită de nulitate. “
Concluzia care se impune este că orice declarație prin care angajatul renunță la drepturile sale legale este lovită de nulitate.
Ce ar trebui să facă angajatorii?
Angajatorii ar trebui să elimine consimțământul pentru prelucrarea datelor personale și renunțarea la drepturi din modelul de declarație pe proprie răspundere a angajaților în vederea obținerii deducerii personale suplimentare. Ar trebui, de asemenea, să facă informarea angajaților conform art. 13 din Regulamentul UE nr. 679/2016 și să consulte consultantul sau responsabilul cu protecția datelor ori de câte ori întâlnește clauze referitoare la protecția datelor în ori tip de formular (mai ales cele puse la dispoziție gratuit, pe internet).
Care sunt riscurile pentru angajatorii care au utilizat/utilizează acest tip de formular? Pe lângă situația în care s-ar găsi în cazul în care un angajat și-ar retrage consimțâmântul pentru prelucrarea datelor sale personale dar ar solicita în continuare sa beneficieze de drepturile sale legale la deducere, menționăm faptul că Autoritatea de supraveghere din Grecia ( prin Decizia 26/2019) a aplicat o amendă de 150.000 euro unui operator care a utilizat în mod eronat consimțământul ca temei al prelucrării datelor personale ale angajaților.
